Багато хто вважає, що робота нотаріуса – це лише рутинне «посвідчення» документів, проставляння на них власного підпису і печатки.
Насправді, це далеко не так.
Ведення архіва нотаріуса (нотаріальний архів) – це важливий аспект нотаріальної діяльності, який залишається поза увагою клієнтів.
Нотаріус відповідно до закону зобов’язаний вести нотаріальне діловодство та архів нотаріуса, не допускати їх пошкодження чи знищення.
Нотаріальний архів нотаріуса:
• Є власністю держави.
• Містить примірники всіх правочинів, які посвідчив нотаріус, а також інші документи, пов’язані з нотаріальною діяльністю.
• Має велику юридичну силу, адже використовується для:
– Підтвердження дійсності документів.
– Відновлення втрачених документів у разі пошкодження чи втрати.
Формування, ведення та зберігання архіву – це складний процес, який потребує дотримання чітких правил і процедур.
Закон України «Про нотаріат» передбачає персональну відповідальність нотаріуса за формування та збереження архіву протягом усього строку здійснення ним нотаріальної діяльності, недопущення його знищення чи втрати.
Помічники нотаріуса, завдяки своїй кропіткій праці, допомагають нотаріусу з систематизацією, зберіганням та обробкою документів, забезпечуючи безперебійну роботу нотаріального процесу.