Апостиль — це спеціальний міжнародний штамп (квадратний, розміром 10х10 см), який проставляється на офіційних документах у країнах-учасницях Гаазької конвенції 1961 року, щоб надати їм юридичної сили за кордоном. Він засвідчує справжність підпису, печатки та повноваження особи, що підписала документ.
З 1 лютого 2026 року набрав чинності наказ Міністерства юстиції України № 3177/5, яким затверджено новий Порядок проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання за кордоном. Документ визначає умови, підстави та процедуру проставлення апостиля з використанням Електронного реєстру апостилів.
Що таке апостиль і навіщо він потрібен
Апостиль — це спеціальний штамп, що засвідчує справжність підпису посадової особи, її статус та автентичність відбитка печатки на офіційному документі. Він необхідний для визнання документів у державах учасницях Гаазької конвенції 1961 року. Проставлення апостиля здійснюється Міністерством юстиції України у строк до трьох робочих днів з наступного дня після реєстрації заяви.
Як проставити апостиль на паперовому документі
Крок 1. Звернення до нотаріуса. Заявник особисто звертається до нотаріуса для подачі офіційного документа та ініціювання процедури проставлення апостиля. Якщо документ є архівним, звернення здійснюється до Державної архівної служби України. У разі перебування за кордоном можливе надсилання поштовим відправленням.
Крок 2. Подача документів. Заявник надає оригінал офіційного документа або його належно засвідчену копію, а також платіжну інструкцію про оплату або документ про звільнення від неї. Вартість послуги у 2026 році: для фізичних осіб 670 грн, для юридичних осіб 1 160 грн.
Крок 3. Пред’явлення документа, що посвідчує особу. Під час особистого звернення заявник пред’являє паспорт або інший документ, що посвідчує особу.
Крок 4. Дії нотаріуса. Нотаріус формує та реєструє заяву про проставлення апостиля в Електронному реєстрі апостилів, виготовляє скановані копії офіційних документів і долучає їх до заяви, забезпечує зберігання паперових документів на час розгляду Міністерством юстиції та надає заявнику реєстровий номер заяви для відстеження стану на офіційному сайті Мін’юсту.
Крок 5. Отримання результату. Після розгляду Міністерством юстиції України нотаріус інформує заявника та видає офіційний документ із проставленим апостилем або повідомлення про відмову.
Перевірка апостиля
Кожен проставлений апостиль можна перевірити в Електронному реєстрі апостилів або за QR-кодом на сайті Міністерства юстиції України.
У разі необхідності отримання зразків підписів або додаткової перевірки документа розгляд може бути зупинений на строк до одного місяця. Заявника про це повідомляють за контактними даними, вказаними у заяві.
Потрібно проставити апостиль у Києві?
Нотаріус Сперчун Олександр, Київ — швидке проставлення апостиля, супровід процедури через Електронний реєстр апостилів, видача електронного апостиль із електронним підписом (КЕП). Сперчун Олександр досвідчений фахівець у питаннях легалізації офіційних документів для використання за кордоном та проставленні апостиль.
Оновлений Порядок забезпечує прозору та контрольовану процедуру проставлення апостиля з чіткими строками, зручну як для громадян, так і для юридичних осіб.