Довіреність, оформлена в Польщі, – вже не екзотика, а щоденна практика українського нотаріату. За офіційними даними Urzędu do Spraw Cudzoziemców, близько 1 мільйона громадян України перебувають у Польщі під тимчасовим захистом, а загалом на легальних підставах – понад 1,59 млн осіб. Тимчасовий захист продовжено рішенням Ради ЄС до 4 березня 2027 року. Кожен із цих людей – потенційний довіритель: хтось продає квартиру в Києві, хтось оформлює спадщину, хтось доручає представнику вести справи в банку.
У цій статті я, приватний нотаріус Київського міського нотаріального округу Олександр Сперчун, пояснюю: чи потрібен апостиль на польській довіреності, чим засвідчення підпису відрізняється від нотаріального акта, чому на польському виписі немає підпису довірителя, як скасовується польська довіреність – і чому інструментів перевірки її чинності насправді значно менше, ніж хотілося б.
Чи потрібен апостиль на довіреності з Польщі? Ні – і ось чому
Відповідно до статті 100 Закону України «Про нотаріат» документи, складені за кордоном, приймаються нотаріусами за умови їх легалізації, а без легалізації – коли це передбачено міжнародними договорами України. Таким договором є Договір між Україною і Республікою Польща про правову допомогу та правові відносини у цивільних і кримінальних справах від 24.05.1993 (чинний з 14.08.1994, не денонсований станом на 2026 рік).
Стаття 15 Договору встановлює: документи, які підготував або засвідчив відповідний орган однієї з Договірних Сторін, скріплені гербовою печаткою і підписом уповноваженої особи, мають силу документа на території іншої Сторони без потреби будь-якого іншого засвідчення. Це стосується також копій і перекладів.
Практичний висновок: апостиль на польських нотаріальних документах не потрібен. Вимога апостиля з боку окремих реєстраторів чи банків суперечить статті 15 Договору, статті 100 Закону «Про нотаріат» і статті 13 Закону «Про міжнародне приватне право». Цю позицію підтвердив Інформаційний лист Комісії НПУ з аналітично-методичного забезпечення нотаріальної діяльності від 26.09.2022. Єдина обовʼязкова умова – нотаріально засвідчений переклад документа українською мовою, включно з посвідчувальним написом польського нотаріуса.
Важливо також памʼятати: довіреності, посвідчені за кордоном, не підлягають реєстрації в Єдиному реєстрі довіреностей України – Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України (наказ Мінʼюсту від 22.02.2012 № 296/5) поширюється лише на нотаріусів України.
Два види польських довіреностей: засвідчення підпису та нотаріальний акт
Польський нотаріус може оформити довіреність двома принципово різними способами – і це не два «формати» одного документа, а два різні юридичні явища.
Засвідчення справжності підпису (poświadczenie własnoręczności podpisu)
За статтями 96–97 польського Закону «Prawo o notariacie» нотаріус засвідчує виключно те, що конкретна особа власноручно поставила підпис у його присутності або визнала підпис своїм. Зміст документа нотаріус не перевіряє і за нього не відповідає. Сам текст може бути викладений будь-якою мовою – навіть готовий проєкт довіреності українською мовою з усіма реквізитами, звичними для українського нотаріату.
Нотаріальний акт (akt notarialny – pełnomocnictwo)
Це офіційний документ, який складає сам нотаріус, перевіряючи волю сторони, законність змісту і дієздатність. Стаття 92 § 1 Prawo o notariacie (актуальна редакція – Dz.U. 2026 poz. 614) визначає обовʼязкові реквізити: дату (за потреби – годину і хвилину), місце складання, дані нотаріуса та учасників, заяви сторін, заяву про те, що акт був прочитаний, прийнятий і підписаний, підписи учасників та нотаріуса. Довіреність у формі нотаріального акта – це класична довіреність у розумінні законодавства України: односторонній правочин, вчинений у нотаріальній формі.
Ключова теза: нотаріус України може прийняти обидві форми. За статтями 31 і 34 Закону України «Про міжнародне приватне право» порядок видачі довіреності визначається правом держави, у якій її видано, а щодо форми достатньо додержання права місця вчинення правочину. Вирішальним є не «жанр» польського документа, а результат аналізу: чи відповідають форма, зміст і обовʼязкові реквізити документа вимогам Цивільного кодексу України – статей 244–245 (поняття і форма довіреності), 247 (дата вчинення, без якої довіреність нікчемна), – і чи достатні викладені повноваження для конкретної нотаріальної дії.
Чому на польському виписі (Wypis) немає підпису довірителя – і це нормально
Момент, який регулярно спричиняє сумніви в українських нотаріусів, реєстраторів і банків: клієнт приносить Wypis aktu notarialnego – і на ньому немає власноручного підпису довірителя. Лише підпис нотаріуса, печатка, пронумеровані й парафовані аркуші, штамп «Wypis» та відмітка, кому і коли видано випис. Чи не дефект це? Ні – це конституційна риса документа.
Логіка польської системи така: оригінал нотаріального акта з власноручними підписами сторін ніколи не покидає місця свого зберігання (стаття 95 Prawo o notariacie сформульована імперативно). Сторонам видається випис, який за статтею 109 має юридичну силу оригіналу, а за статтею 110 § 3 його підписує виключно нотаріус. Публічна достовірність забезпечується підписом і печаткою нотаріуса як носія публічної функції, а не підписом сторони.
Виникає дзеркальна асиметрія, яку варто тримати в голові при аналізі документа:
- Документ із засвідченим підписом – підпис довірителя фізично присутній на документі, але зміст польський нотаріус не перевіряв.
- Випис нотаріального акта – зміст перевірений нотаріусом, воля довірителя встановлена, але власноручного підпису довірителя ви не побачите і вимагати його не маєте права.
Хто цієї асиметрії не розуміє, той або безпідставно відмовляє за виписом («де підпис?»), або безпідставно довіряє засвідченому підпису («є ж нотаріальна печатка»). Обидві помилки небезпечні.
Що залишається у польського нотаріуса після оформлення
Від відповіді на це питання залежить уся стратегія перевірки чинності довіреності. Різниця між двома формами разюча.
Нотаріальний акт: оригінал зберігається у справах канцелярії 10 років, після чого за статтею 90 § 1 Prawo o notariacie передається до архіву ksiąg wieczystych відповідного районного суду (sąd rejonowy), який надалі видає виписи. Повний текст довіреності-акта завжди фізично існує у публічному сховищі.
Засвідчення підпису: ані стаття 96, ані стаття 97 Prawo o notariacie не зобовʼязують нотаріуса зберігати копію документа. Документ повертається клієнтові. У нотаріуса залишається лише запис у паперовому репертуарі А (repertorium A), ведення якого регулює розпорядження Міністра юстиції Польщі від 12.04.1991 (Dz.U. 2018 poz. 2039). До репертуару вносяться: номер, дата, дані сторін, короткий зміст дії («засвідчення підпису на довіреності» – а не текст документа), вартість, такса. Повний зміст довіреності з засвідченим підписом не зберігається ніде, окрім єдиного примірника на руках у представника.
З 1 червня 2024 року діє стаття 85a Prawo o notariacie – перевірка заблокованого номера PESEL при діях щодо польської нерухомості. Це антишахрайський механізм, але він не створює архіву документів і не стосується типового для українців випадку – довіреності на дії щодо майна в Україні.
Як скасувати довіреність, оформлену в Польщі: де закінчуються інструменти
Це найважливіша і найменш висвітлена тема. Стаття 101 § 1 польського Цивільного кодексу дозволяє відкликати довіреність у будь-який час і у будь-якій формі – усно, листом, електронним повідомленням – навіть якщо сама довіреність була нотаріальним актом. Відкликання є ефективним з моменту, коли повідомлення дійшло до повіреного (стаття 61 § 1 KC). Стаття 105 KC захищає добросовісну третю особу.
Головне: у Польщі не існує загального реєстру довіреностей і реєстру їх відкликань. Система Rejestry Notarialne Крайової ради нотаріальної охоплює реєстр заповітів (NORT), Спадковий реєстр і CREWAN – репозиторій електронних виписів актів, але довіреності як категорія до нього не потрапляють, а засвідчення підписів – тим більше. Перевірити онлайн, чи чинна польська довіреність, неможливо в принципі.
Що може зробити довіритель? Тут асиметрія двох форм проявляється найгостріше:
- Якщо довіреність – нотаріальний акт: довіритель звертається до нотаріуса (найкраще того самого) і складає oświadczenie o odwołaniu pełnomocnictwa у формі нового акта, з посиланням на репертуарний номер. Усталена практика – нотаріус робить відмітку (wzmiankę) на оригіналі первинного акта у своїх справах, і кожен наступний випис видаватиметься з її урахуванням.
- Якщо було лише засвідчення підпису: скасувати «через нотаріуса» нема чого. Нотаріус не зберігає документа і фізично не може зробити на ньому відмітку – єдиний примірник на руках у представника. Довірителю залишається класика: повідомити повіреного і відомих третіх осіб. Публічного сліду це не залишає.
Український бік дзеркально консервативний: стаття 249 ЦК України вимагає негайно повідомити представника та відомих третіх осіб – без публічного оприлюднення. Іноземні довіреності до Єдиного реєстру довіреностей України не вносяться, і припинення їх дії там зафіксувати неможливо – цього не змінила навіть постанова КМУ від 13.08.2025 № 972 про нове Положення про ЄРД у системі е-нотаріату. Між польськими репертуарами і українськими реєстрами немає жодного «мосту».
Судова практика Верховного Суду: момент обізнаності вирішує все
Велика Палата ВС у постанові від 25.04.2018 у справі № 922/371/16 виснувала: скасована довіреність зберігає чинність щодо представника та третьої особи доти, доки вони не довідаються або не матимуть змоги довідатися про скасування. КЦС ВС у постанові від 04.11.2020 у справі № 573/476/19 деталізував: момент скасування і момент втрати чинності не збігаються.
Для транскордонних ситуацій принципова постанова КЦС ВС від 06.07.2022 у справі № 681/196/20: порядок видачі, строк дії, припинення та наслідки припинення довіреності визначаються правом держави, в якій її видано (стаття 34 Закону «Про міжнародне приватне право»). До польської довіреності – включно зі свободою форми відкликання – застосовується польське право. А лінія захисту добросовісного набувача (постанова КГС ВС від 12.06.2024 у справі № 910/20528/21, Закон від 12.03.2025 № 4292-IX) означає: тягар доведення обізнаності третьої особи про скасування лежить на довірителі.
Смерть довірителя: ризик, якого не видно в реєстрах
Смерть довірителя припиняє довіреність автоматично (пункт 6 частини 1 статті 248 ЦК). Проблема в тому, що смерть громадянина України в Польщі невидима для українських реєстрів: первинна реєстрація відбувається у польському Urzędzie Stanu Cywilnego, автоматичної передачі даних до українського ДРАЦС не існує, а консульська реєстрація здійснюється лише за зверненням родичів. Спадковий реєстр «побачить» смерть лише тоді, коли хтось заведе спадкову справу.
Частково цей ризик компенсує норма воєнного часу: підпункт 18 пункту 1 постанови КМУ від 28.02.2022 № 164 встановлює, що договір за довіреністю, посвідченою за законодавством іноземної держави, має бути укладений не пізніше двох місяців з дня посвідчення; після спливу строку потрібна заява довірителя про підтвердження дії довіреності, засвідчена не раніше ніж за місяць до укладення договору. Фактично довіритель змушений періодично «оновлювати» свою волю – і тим самим підтверджувати, що він живий.
Як нотаріус перевіряє польську довіреність: алгоритм із 6 кроків
Крок 1. Аналіз форми, змісту та обовʼязкових реквізитів
Визначте, що перед вами: випис нотаріального акта чи документ із засвідченим підписом. Обидві форми прийнятні, але кожна вимагає власної логіки перевірки. Проаналізуйте відповідність вимогам ЦК України: дата вчинення (без неї довіреність нікчемна за ч. 3 ст. 247 ЦК), чіткість повноважень, дані довірителя і представника, збіг особи в тексті з особою, чий підпис засвідчено.
Крок 2. Легалізаційний і перекладацький мінімум
Апостиль не вимагається (стаття 15 Договору 1993 року); обовʼязковий нотаріально засвідчений переклад усього документа, включно з посвідчувальним написом.
Крок 3. Перевірка польського нотаріуса
Через офіційний пошуковик на znajdznotariusza.rejestry-notarialne.pl або через регіональну нотаріальну палату (izba notarialna) переконайтеся, що нотаріус з клаузули має повноваження і практикує за вказаною адресою.
Крок 4. Звернення до польського нотаріуса, який посвідчив акт
Для нотаріального акта запит за репертуарним номером має сенс: оригінал у справах, нотаріус бачить відмітки про відкликання. Але нотаріальна таємниця (статті 18, 110–111 Prawo o notariacie) охоплює навіть факт вчинення дії, тож найдієвіший шлях – щоб сторона правочину сама отримала свіжий випис: він є найкращим доказом, що акт існує і відмітки про відкликання немає. Для засвідченого підпису цей шлях майже нічого не дає.
Крок 5. Верифікація волі та життя довірителя
Тут нормативно врегульовані процедури закінчуються. Встановіть відеозвʼязок з довірителем: поговоріть, переконайтеся, що особа жива і її воля не змінилася, попросіть продемонструвати паспорт у кадрі та звірте з даними довіреності. Правового статусу нотаріальної процедури такий сеанс не має, але зафіксований у справі нотаріуса він стає вагомим доказом належної обачності саме там, де реєстри мовчать. Додатково: заява представника про необізнаність щодо скасування довіреності чи смерті довірителя, перевірка ДРАЦС і Спадкового реєстру.
Крок 6. Контроль строків воєнного стану
Два місяці з дня посвідчення іноземної довіреності за постановою № 164; понад строк – заява довірителя про підтвердження дії довіреності.
Висновок: приймати можна обидві форми – але слід залишає лише акт
Прийняті в Україні можуть бути обидві форми польської довіреності – і документ із засвідченим підписом, і нотаріальний акт. Вирішальним є не «жанр» документа, а результат аналізу: чи відповідають форма, зміст і обовʼязкові реквізити вимогам Цивільного кодексу України і чи достатні повноваження для конкретної дії. Грамотно складена довіреність із засвідченим підписом працює; бездоганний акт з розмитими повноваженнями – ні.
Водночас з погляду керування ризиками нотаріальний акт зберігає відчутну перевагу – не формою, а слідом: оригінал у справах канцелярії, можливість відмітки про відкликання, можливість отримати свіжий випис як доказ чинності. Засвідчений підпис не залишає майже нічого. Якщо ви лише плануєте оформити довіреність у Польщі для дій в Україні – обидва шляхи законні, але нотаріальний акт вартий своєї вищої ціни. А найнадійніша альтернатива – консульська довіреність у консульських установах України у Варшаві, Кракові, Гданську, Вроцлаві чи Любліні: вона реєструється в українському Єдиному реєстрі довіреностей і повністю вбудована в українську систему перевірки та скасування.
Жодна форма не знімає структурної проблеми: між польською та українською системами немає каналу обміну даними про чинність довіреностей. Доки не зʼявиться транскордонний обмін реєстровими даними, єдиним «інтерфейсом» між системами залишається сам нотаріус – його знання двох правопорядків, його верифікаційний алгоритм і його готовність відмовити у вчиненні дії, коли сумнів не вдається усунути.
Часті запитання про довіреності з Польщі
Чи потрібен апостиль на довіреності, оформленій у Польщі?
Ні. За статтею 15 Договору між Україною і Польщею про правову допомогу від 24.05.1993 польські нотаріальні документи приймаються в Україні без апостиля та легалізації. Потрібен лише нотаріально засвідчений переклад українською мовою.
Яку довіреність краще оформити в Польщі – засвідчення підпису чи нотаріальний акт?
Прийнятні обидві форми, якщо зміст і реквізити відповідають вимогам ЦК України. Але нотаріальний акт (akt notarialny) надійніший: нотаріус перевіряє зміст, оригінал зберігається у справах канцелярії, існує механізм фіксації відкликання. Для документа із засвідченим підписом такого механізму немає.
Чому на польській довіреності (виписі) немає підпису довірителя?
Це нормально. Підписи сторін є лише на оригіналі нотаріального акта, який ніколи не покидає канцелярію нотаріуса. Сторонам видається випис (Wypis), що має юридичну силу оригіналу і підписується лише нотаріусом (статті 95, 109, 110 Prawo o notariacie).
Як перевірити, чи чинна довіреність, видана в Польщі?
Централізованого реєстру довіреностей у Польщі не існує, тому онлайн-перевірка неможлива. Реальні інструменти: свіжий випис акта з канцелярії нотаріуса, який його посвідчив (доводить відсутність відмітки про відкликання), заява представника, відеозвʼязок з довірителем, перевірка українських реєстрів. У кожній ситуації обсяг перевірок визначає нотаріус.
Скільки діє іноземна довіреність в Україні під час воєнного стану?
За постановою КМУ № 164 договір за довіреністю, посвідченою за законодавством іноземної держави, укладається не пізніше 2 місяців з дня її посвідчення. Після спливу строку потрібна заява довірителя про підтвердження дії довіреності, засвідчена не раніше ніж за 1 місяць до укладення договору.
Чи реєструється польська довіреність у Єдиному реєстрі довіреностей України?
Ні. Довіреності, посвідчені за кордоном, не підлягають реєстрації в ЄРД – реєстр охоплює лише довіреності, посвідчені нотаріусами України та консульськими установами. Саме тому перевірка іноземної довіреності вимагає окремого алгоритму.
Потрібна консультація щодо іноземних документів?
Сперчун Олександр Олександрович – приватний нотаріус Київського міського нотаріального округу. Маю реальний практичний досвід роботи з іноземними документами: довіреності та документи з Польщі, країн ЄС, Великої Британії, США та інших юрисдикцій, апостиль, документи для іноземних судів і реєстрів.
Якщо вам потрібна консультація з оформлення документів в Україні чи за кордоном – звертайтесь за контактами на цьому сайті. Допоможу, підкажу, перевіримо документ разом. Консультації проводяться онлайн – зручно, якщо ви зараз у Польщі чи іншій країні.